Laboran MAN 2 Yogyakarta yang telah berprestasi nasional GTK Kemenag RI tahun 2021, Sri Purwati, M.Pd mengikuti Bimbingan Teknis Digitalisasi Arsip di Lingkungan Kementerian Agama Kota Yogyakarta pada Rabu, 02 Maret 2022 di aula lantai 3, MAN 2 Yogyakarta. Bimtek tersebut diikuti oleh 30 peserta terdiri dari pegawai di lingkungan kemenag kota Yogyakarta, Pegawai KUA dan pegawa tata kelola Arsip dari Madrasah.
Sri Purwati menjelaskan, tujuan dari kegiatan tersebut untuk memberikan pembekalan terkait pengelolaan Arsip baik di lingkungan kantor Kemenag Kota Yogyakarta, Madrasah maupun KUA. Nara sumber pertama dalam kegiatan tersebut, Merpati Giras Suherjanji, S.S.T.Ars. memaparkan tentang tata cara membuat arsip digital yang meliputi proses scanning-alih media arsip dinamis-editing-tata penyimpanan, dilanjutkan narasumber yang ke dua Anisa Kurnia Sari, ST dalam hal ini membimbing peserta untuk praktek digitalisasi arsip mulai dari proses scanner hingga editing.
“Output dari kegiatan ini, lingkungan kantor Kementerian Kota Yogyakarta, KUA, dan Madrasah membentuk tim kusus pengelola arsip. Tugas dari tim tersebut melakukan penataan dan pengelolaan arsip secara digital. MAN 2 Yogyakarta sebagai salah satu madrasah di lingkungan Kementerian Kota Yogyakarta menyambut baik kegiatan tersebut, diharapkan kedepannya dapat segera melaksanakan tidak lanjut dalam mengelola arsip secara digital, arsip madrasah yang menjadi prioritas untuk dikelola antara lain Data Siswa, Aset/BMN, Personal Data/Kepegawaian, SP2D dan berbagai laporan kegiatan,” tegas Sri Purwati lebih lanjut.
Dokumen Digital adalah sebuah konsep pengumpulan, penyimpanan dan pengelolaan informasi dalam bentuk cetakan atau gambar elektronik yang dapat dipakai sebagai bukti atau keterangan.
Banyak keunggulan dan keuntungan dari menggunakan dokumen digital, antara lain, : mengurangi penggunaan ruang untuk menyimpan dokumen atau data fisik, Efisiensi biaya dengan meminimalisir biaya yang digunakan untuk mencetak dan menyimpan dokumen fisik, aksesibilitas dan kemudahan pencarian data, data yang dikonversikan menjadi digital akan lebih mudah dan cepat untuk diakses dan dicari ketimbang dengan dokumen fisik, ramah lingkungan, digitalisasi dokumen akan sangat mengurangi penggunaan kertas dan tinta serta material yang dibutuhkan untuk mencetak dokumen fisik, data sharing, data yang sudah dikonversi menjadi digital akan sangat mudah disimpan dan dibagikan kepada orang lain. Sudah saatnya adaptif di jaman serba digitalisasi untuk terus maju dan tidak tertinggal jaman. (pur – pus)
